アナログなFAX受注をkintoneで効率化！

目次

• 業種
• システム導入前の状況
• 抱えていた課題
• kintone導入後のフロー
• 改善効果

業種

加工食品卸売業

システム導入前の状況

1. 当日出荷分のFAXを受信し得意先ごとに振り分け、Excelに転記。

2. 出荷/発注担当者がExcelを確認し在庫確認(在庫がなければ発注)

3. 得意先ごとに納品書を発行(Excel)し商品箱に貼り付け出荷

課題

アナログなFAX受注業務により、下記のような課題が生じていた。

• FAXで届く注文書を手入力しており、転記ミスや記入漏れが多発していた。

• 担当者が紙の処理に追われ、業務負荷が高いうえ、対応スピードが遅くなっていた、

• 注文内容の共有も紙ベースで、1注文に対する進捗の見える化ができていなかった。

kintone導入後のフロー

• 受信したFAXをOCRで読み取りテキスト化し得意先ごとに受注数を集計

• 出荷/発注担当者は受注数をモバイルアプリで確認し、ピッキング作業を行う

• 在庫数から受注数を差し引き、適正在庫数を下回る商品については出荷/発注担当者にアラート通知→メーカー発注を行う

改善効果

• FAX受注の内容を自動反映できるようになったことで、手作業の入力工数が削減され、担当者の負担が軽減。

• 転記作業が無くなったことにより、人的ミスも削減。

• kintone上で受注状況をリアルタイムに共有でき、社内連携がスムーズに。